如何对电算化帐务系统相关数据进行检测

　电算化帐务系统(以下简称系统)同手工帐务系统一样，存在数据错误的可能性。由于系统数据存储介质的原因(不像手工帐务系统那样数据可见)，使得其差错具有较强的隐蔽性。因此，如何快速、高效地对系统数据的完整性、正确性进行测试，有必要进行探讨。
一、电算化帐务系统数据检测的内容和方法
系统数据包括总帐数据、明细帐数据、记帐凭证数据、科目编码数据、辅助编码数据以及其他辅助数据。系统数据的检测涵盖系统所有数据。本文仅就系统核心数据-明细帐数据的检测谈谈笔者的看法。其他数据的检测可以参照明细帐数据的检测办法处理。系统明细帐数据的检测包括数据完整性检测和数据正确性检测。
(一)数据完整性检测包括检测一个期间的记帐凭证是否完整、一个记帐凭证号的数据记录是否完整、一条数据记录的项目是否完整。
1、一个期间的记帐凭证是否完整是指系统明细帐库中一个期间的所有记帐凭证号是否都存在，有无缺失。记帐凭证号缺失是不符合财务制度规定的，还可能意味着数据丢失(当然，记帐凭证号重复也不符合财务制度规定，但由于其并不影响数据结果，也不影响数据完整性，可以考虑不予检测)。检测记帐凭证号是否连续的方法是：首先从系统明细帐库中选定一段时期的数据，从中确定准备检测的起始记帐凭证号和终止记帐凭证号;然后设定一个变量，将准备检测的起始记帐凭证号作为该变量的初值，终止记帐凭证号作为该变量的终值。渐次增加该变量值，步长为1;接下来检测该段时期数据中是否存在记帐凭证号等于该变量值的记录，如果该变量为某值时该段时期数据中没有与之相等的记帐凭证号，说明存在记帐凭证号缺号，此时的变量值即是缺失的记帐凭证号。
2、一个记帐凭证号的数据记录是否完整是指该记帐凭证号的所有记录是否都存在。通常可以采用验证该记帐凭证号借贷方发生额是否相等的办法来确认。但是对于记帐凭证存在分号的情况，如果在录人记帐凭证数据时漏掉了某个分号，采用验证该记帐凭证号借贷方发生额是否相等的办法就不能确认其数据的完整性。只能通过系统流程设计中的预防环节解决，如核对手工科目汇总表与系统科目汇总表。对于记录重复的情况(整个记帐凭证号内容或某分号内容重复)，可以通过检测该记帐凭证号记录中是否存在科目编码。辅助编码、借贷方发生额均相同的记录予以查出。
3、一条数据记录的项目应包括日期、记帐凭证号、摘要、科目编码、借贷标志、借贷方发生额、数量等基本要素和辅助编码、票据种类、票据号码、制单人、审核人、记帐人及其他标志等辅助要素。各记录项目的完整性检测只要检测各项目是否为空就可以了。由于影响数据结果正确性的因素主要是数据记录的基本要素，因此，也可以只检测基本要素。
(二)数据正确性检测包括检测明细帐数据中是否存在非法科目编码、是否存在不合理科目编码、科目编码和辅助编码是否匹配。
l、非法科目编码是指在系统明细帐库科目编码字段出现的一级代码既不是财政部门统一规定的，也不是单位根据需要自己设定的，或者明细编码不是单位所设定的。这种编码由于超出了系统科目编码库的内容，不能为系统所识别，因此，在系统进行数据处理时，可能对这些数据不予理会，也可能进行错误处理。造成系统所输出的数据成为“垃圾”。检测科目编码是否非法代码比较简单，只需要检测系统明细帐库中所有科目编码是否都存在于系统科目编码库中即可。
2、不合理科目编码是指财政部门所统一规定的科目中，有的科目本单位并不需用，因此其编码不应出现在系统明细帐库中，如果出现，即为不合理科目编码，也可以说是科目编码的不合理使用。某些开发商在出售财务软件前，往往已根据财政部门统一规定的科目及编码，以及根据开发商的调查和经验，对系统科目编码库做了预置。其目的是方便用户使用，减轻初始化系统的工作量。对于用户单位不需用的科目编码，由于其已存在于科目编码库中，是合法编码，如果用户误用，系统不能检测出来。如果用户非法操作系统明细帐库，也可能把正确的科目编码误作用户并不需要的科目编码。无论是哪种情况，系统输出的结果都不正确。检测方法是把用户不需用的科目编码与系统帐库中的科目编码进行比较，如果有值相同的情况，说明存在不合理科目编码。当然最好的办法是用户在使用系统前，把系统科目编码库中不需用的科目编码删除掉，这样就不存在不合理科目编码问题。
3、辅助编码是对单位内部部门、人员、项目(如科研项目。产品项目、商品项目等)进行识别的代码。科目编码和辅助编码之间有匹配关系，如制造费用和产生制造费用的部门(车间)有匹配关系，和管理部门(如财务处)就没有匹配关系。这种匹配关系因科目而异，同一科目在不同的单位因其核算组织的区别也不相同。总体而言，科目编码与辅助编码不匹配有四种情况：(l)某科目编码应无辅助编码，而系统明细帐库中，该科目编码有辅助编码;(2)某科目编码应有辅助编码，而系统明细帐库中，该科目编码没有辅助编码;(3)辅助编码的性质与科目编码不匹配，如某科目编码的匹配辅助编码应该是人员辅助编码，系统明细帐库中却是项目辅助编码;(4)辅助编码的类别与科目编码不匹配，如科目编码是科研成本，匹配的辅助编码应该是科研项目辅助编码，系统明细帐库中却是生产项目辅助编码。对系统明细帐库中的每条记录进行检测，确定其是否存在上列四种情况之一，即可断定该记录的科目编码与辅助编码是否匹配。
二、利用电算化技术实现自动检测
要确保系统数据完整、正确，必须对系统所有数据进行全面检测。为了节约检测时间，也可以选定一部分检测内容进行检测。选定的内容应是重要的，而且是本单位经常出现错误的。系统数据检测是一项繁重的任务，笔者已针对本单位使用的帐务系统编制了系统数据检测程序，效果显著。在Pentiuml33计算机上，以Windows95作系统平台，采用 Visual Foxpro3.0软件编制检测程序，约2万条记录的明细帐库检测，耗时不到10分钟，检错率100%。在检测程序编制上，应综合考虑完整性检测和正确性检测，可以同时进行。综合考虑可以减少程序长度，更重要的是可以缩短检测所需时间。为了方便检测结果的输出和存档的需要，应建立检测结果存储数据库，其字段至少应包括记帐凭证日期、记帐凭证号、错误类型。在不影响方便打印输出检测结果的情况下，最好尽可能多地包括数据库字段，帮助检测结果使用者知道错在什么地方。综合上述内容，具备数据库基本知识和一定软件编制能力的财会人员可以容易地完成检测程序的编